Scelta Civica
ITALIANI
PER PASSIONE
#italianiperpassione
    


Policy di spesa e pagamenti

Il preventivo di spesa 2014

Camera dei Deputati

Gruppo Parlamentare Scelta Civica per l’Italia

XVII Legislatura

****

Policy di spesa e pagamenti


PREMESSO CHE

- il Gruppo Parlamentare Scelta Civica per l’Italia è un’associazione di deputati, soggetti necessari al funzionamento della Camera secondo quanto previsto dalla Costituzione e dal Regolamento, e sono destinatari delle risorse indispensabili per lo svolgimento della loro attività, da gestire in piena autonomia, con la massima trasparenza e coerenza, secondo le indicazioni dell’Assemblea e del Direttivo, nell’ambito delle risorse finanziarie assegnate dalla Camera. A tal fine e nel rispetto delle “disposizioni in materia di gestione amministrativa e contabile nonché del personale dei Gruppi parlamentari della Camera dei Deputati” è stato predisposto un Budget di spesa ripartito per voci omogenee che è stato sottoposto all’approvazione dell’Assemblea affinché, nell’ambito delle risorse assegnate, il Direttivo, il Presidente, il Tesoriere ed il Direttore amministrativo possano serenamente operare, nel rispetto della presente policy di spesa;


- il contributo finanziario a carico del bilancio della Camera è unico ed omnicomprensivo e finalizzato esclusivamente alla copertura delle spese direttamente connesse allo svolgimento dell’attività parlamentare, in particolare per:

a) l’acquisto di beni necessari al funzionamento dei propri organi e delle proprie strutture;

b) la remunerazione dei servizi necessari al funzionamento dei propri organi e delle proprie strutture, con particolare riferimento a quelli di studio, editoria e comunicazione finalizzati allo svolgimento, alla divulgazione od alla promozione d’iniziative assunte nell’esercizio dell’attività parlamentare;

c) il pagamento delle retribuzioni del personale dipendente e non;

d) l’erogazione d’indennità e di rimborsi ai deputati appartenenti al Gruppo, ove previste dai rispettivi Statuti e secondo le modalità ivi stabilite, se deliberati dal Direttivo.



Art.1

Tutte le spese sostenute dal Gruppo, purché autorizzate, debbono essere: utili e/o necessarie, sostenibili ed ispirate ai principi di economicità e qualità. Sono ricomprese le spese inerenti gli scopi istituzionali dell’attività parlamentare, le funzioni di studio, di editoria, d’informazione e di comunicazione sul territorio nazionale ad esse ricollegabili, nonché le spese per il funzionamento degli organi e delle strutture dei Gruppi stessi e quelle relative ai trattamenti economici. Gli scopi istituzionali dell’attività parlamentare si esplicano mediante strumenti, atti e procedure per consentire ai componenti dei Gruppi di esercitare al meglio le proprie funzioni parlamentari. Nell’organizzazione di eventi o riunioni del Gruppo parlamentare sul territorio nazionale, approvate dal Direttivo del Gruppo parlamentare, dovranno essere divulgate e discusse tematiche attinenti l'attività parlamentare. Agli eventi dovrà essere presente almeno un Parlamentare del Gruppo, e potranno essere invitati anche relatori esterni con le idonee competenze circa i temi trattati.



Art.2

Fatte salve le eccezioni di cui ai successivi artt. 3 e 5, tutte le spese sostenute dal Gruppo, dovranno essere autorizzate, rendicontate e pagate come segue:

 • per ciascuna esigenza di spesa, da parte degli uffici o dei Parlamentari del Gruppo, dovrà essere presentata apposita richiesta al Tesoriere, contenente: le motivazioni, il costo, le modalità di pagamento ed ogni altra documentazione utile per la disamina della spesa;
 • per gli eventi da organizzare sul territorio nazionale, anche, in collaborazione con il Gruppo parlamentare al Senato, dovrà essere aggiunto un dettagliato piano dei costi, nei limiti di spesa previsti nel Budget di riferimento ed i relativi documenti contrattuali ad essi inerenti;

• il Tesoriere, ricevuta la documentazione e verificatane la congruità con il Budget di spesa, supportato dal Direttore amministrativo, la presenterà al Direttivo del Gruppo per l’approvazione ed infine al Presidente per la firma dei contratti e di ogni altro documento da cui derivano obbligazioni a carico del Gruppo.

• tutta la documentazione amministrativa connessa agli ordini (bolle di consegna, note d’intervento, rapportini etc) dovrà essere consegnata alla Segreteria amministrativa che la collazionerà all’ordine e successivamente alla Fattura o ricevuta fiscale pervenute;

• tutti i giustificativi fiscali di spesa pervenuti, corredati da quanto evidenziato al punto precedente, dovranno essere preventivamente vistati dal Dirigente amministrativo e dal Tesoriere per essere ammessi al pagamento;

• esaurito detto iter, i documenti saranno rimessi al Direttore Amministrativo che, ne curerà la contabilizzazione, darà corso ai pagamenti e provvederà, nei termini previsti dallo statuto e dal regolamento della Camera, alla custodia.




Art.3

Onde garantire un’efficiente gestione ordinaria della spesa, pur sempre ispirata ai principi di cui in premessa, al Presidente, se formalmente richiesta, sarà assegnata una Carta di Credito del Gruppo che gli consentirà, nello svolgimento delle sue funzioni istituzionali, di procedere direttamente ad acquisti e pagamenti, nei limiti di 1.000,00 euro per singola operazione con un limite massimo di spesa mensile di 2.500,00 euro. Resta inteso che:


• ciascun pagamento per essere effettuato, se d’importo superiore alla predetta soglia di 1.000,00 euro, dovrà seguire la procedura di cui all’Art.2;

• sarà cura del Presidente (tramite la propria segreteria) conservare e consegnare periodicamente alla Segreteria amministrativa, tutti i giustificativi di spesa connessi con le operazioni effettuate con la carta di credito, corredate da una breve nota esplicativa oppure mediante autocertificazione (ove si evincano le corrette inerenze delle spese e le relative necessità);

• tutta la documentazione pervenuta (così come sopra indicata), dovrà essere comunque sottoposta al visto del Tesoriere per essere contabilizzata;

• esaurito detto iter, i documenti saranno rimessi al Direttore Amministrativo che, ne curerà la contabilizzazione e archiviazione.



Art.4

Anche in ossequio a quanto previsto dalle più recenti normative in materia di antiriciclaggio e utilizzo del denaro contante, oltre che per trasparenza e praticità, i pagamenti del Gruppo saranno effettuati principalmente tramite bonifico bancario. In alternativa, del tutto residuale, potranno essere utilizzati anche gli assegni bancari che, indipendentemente dalla loro entità, saranno sempre correttamente intestati e non trasferibili. Pagamenti in contanti, purché inferiori alle soglie di legge, potranno essere effettuati solo in casi del tutto eccezionali, previo consenso del Tesoriere e del Direttore Amministrativo, che dovrà provvedere alla necessaria provvista; fatto ovviamente salvo, quanto previsto al punto successivo.



Art.5

Per le piccole spese correnti di modesta entità e d’importo inferiore a 200,00 euro che per loro natura sono connesse alle ordinarie attività di gestione e/o per le relative necessità degli uffici del Gruppo (es. timbri, cancelleria, quotidiani etc.), potranno essere autorizzate, dal Direttore Amministrativo, con successiva firma di ratifica da parte del Tesoriere.
Tali spese, di norma, saranno effettuate in contanti, utilizzando il fondo cassa a reintegro, gestito dal Direttore Amministrativo con l’ausilio della Segreteria amministrativa, secondo le seguenti regole:


1. la dotazione mensile massima sarà pari ad €. 990,00 e sarà reintegrata periodicamente, attraverso prelievi in contanti dal conto corrente bancario, autorizzati o effettuati dal Direttore Amministrativo, da rendicontare con cadenza trimestrale al Tesoriere.

2. le movimentazioni saranno puntualmente annotate sul registro di “piccola cassa” predisposto a questo scopo, e mensilmente annotate in contabilità;

3. tutte le spese dovranno essere giustificate con idonea documentazione fiscale/amministrativa, che riporterà sempre in calce una nota che ne illustri sommariamente l’inerenza e la necessità.



Art.6

Tutta la documentazione amministrativa (es.estratti di c/c bancari, contabili d’incasso o pagamento etc), pervenuta alla Segreteria amministrativa, sarà sempre sottoposta al Tesoriere prima di essere consegnata al Direttore Amministrativo, per i necessari riscontri, contabilizzazioni e archiviazione.






Si allegano:

- modello di Autocertificazione delle spese sostenute dai Parlamentari (esclusa l’organizzazione di eventi sul territorio nazionale);

- modello di richiesta per organizzazione di eventi sul territorio nazionale;

- schede informative sul processo di gestione delle spese.





All. 1 - Policy si spesa



AUTOCERTIFICAZIONE DI SPESA


Il sottoscritto ……………………………………… in qualità di parlamentare, membro del Gruppo Parlamentare “Scelta Civica per l’Italia”, con la presente dichiarazione certifica che, le spese effettuate in data ……………………………………………………………………………..………….. per...……………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………., di cui all’allegato giustificativo fiscale, è:

- coerente con la policy di spesa adottata dal Gruppo:

- ispirata ai principi d’inerenza, trasparenza e congruità delle spese, espressamente indicati nel Regolamento della Camera e nello Statuto;

- si è resa necessaria nell’ambito dell’attività istituzionale, al fine: ……………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………

In fede
………………..……………………………………………………………





All. 2 - Policy si spesa




RICHIESTA DI ORGANIZZAZIONE EVENTI

Il sottoscritto ……………………………………… in qualità di parlamentare, membro del Gruppo Parlamentare “Scelta Civica per l’Italia”,

CHIEDE

che vengano approvate le spese per l’organizzazione del seguente evento ……………………………………………………………………………..…………...
...……………………………………………………………………………………..…
………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………….

DICHIARA

- che l’evento è coerente con la policy di spesa adottata dal Gruppo:

- che è ispirata ai principi d’inerenza, trasparenza e congruità delle spese, espressamente indicati nel Regolamento della Camera, nello Statuto e nella policy di spese del Gruppo;

- che sono state verificate le migliori condizioni di spesa sul territorio ove si svolgerà la manifestazione, nei limiti previsti dal budget del Gruppo.




In fede
………………..……………………………………………………………




Si allegano:

- piano dei costi;

- documenti contrattuali per l’esecuzione della manifestazione.


PROCESSO GESTIONE SPESE


All. 3 - Policy si spesa


processo_gestione_spese_1.jpg


processo_gestione_spese_2.jpg



processo_gestione_spese_3.jpg





Camera dei Deputati

Gruppo Parlamentare Scelta Civica per l'Italia

XVII Legislatura

***
Regolamento attuativo della Policy di spesa e pagamenti per l'organizzazione di incontri
sul territorio.


Con riferimento all'organizzazione di incontri o riunioni del Gruppo parlamentare sul territorio nazionale, approvati dal Direttivo e nei quali saranno discusse tematiche inerenti l'attività parlamentare, vengono individuate due tipologie di incontri.

Nella condivisione generale del medesimo format, ad ogni tipologia di evento corrisponde un tetto massimo di spesa che dovrà essere rispettata onde garantire un'efficiente gestione finanziaria ordinaria ispirata ai principi di sostenibilità, economicità e qualità con riferimento al budget attribuito al Gruppo parlamentare. Nello specifico:


1) Incontri/eventi a carattere nazionale: tetto max di spesa € 30.000,00 (compresa IVA)

2) Incontri/eventi a carattere regionale: tetto max di spesa € 6.000,00 (compresa IVA)



Per ogni tipologia di evento, previa comunicazione al Tesoriere e successivamente al Coordinatore del progetto, il Parlamentare di riferimento sul territorio che ospiterà l'evento dovrà presentare formale richiesta per mezzo dell'apposito modulo allegato alla Policy di spesa e pagamenti. A quest'ultimo dovrà essere a sua volta allegato il piano costi dettagliato che dovrà tenere conto del tetto massimo di spesa precedentemente specificato.


Il piano costi dovrà specificare tutte le voci di spesa necessarie alla realizzazione dell'evento:



• affitto venue

• servizio hostess

• eventuali servizi di accoglienza per ospiti del gruppo parlamentare

• realizzazione di supporti di comunicazione

• altro da specificare

Per ogni voce di spesa é necessario trasmettere al coordinatore del progetto, da due a tre preventivi di spesa, preparati da fornitori diversi. Tutti i preventivi saranno esaminati dal Tesoriere con il supporto del Direttore Amministrativo che, tramite il Coordinatore del progetto, comunicherà agli organizzatori locali quale fornitore sarà scelto per ogni voce di spesa. E’ obbligatorio per gli eventi nazionali e auspicabile per quelli regionali, che gli organizzatori locali si rivolgano ad agenzie esterne a cui affidare l'organizzazione generale sempre nel rispetto del tetto massimo di spesa stabilito dal presente Regolamento. Anche in quest'ultimo caso sarà necessario fornire da due a tre diversi preventivi di spesa proposti da fornitori differenti.

Il Coordinatore del progetto una volta completata tutta la documentazione relativa all'evento, la trasmetterà al Tesoriere che con l’assistenza del Direttore Amministrativo procederà alla verifica di congruità con il budget di spesa. Il Tesoriere, supportato dal Direttore Amministrativo, presenterà all’approvazione del Direttivo del Gruppo un report di spesa per ciascun evento. Il Presidente firmerà i contratti e ogni altro documento da cui derivano obbligazioni a carico del Gruppo.

Tutta la documentazione amministrativa dovrà essere consegnata alla Segreteria Amministrativa che la custodirà in attesa di ricevere Fattura o ricevuta fiscale. Tutti i giustificativi fiscali di spesa pervenuti dovranno essere correttamente intestati come in calce e preventivamente vistati dal Direttore Amministrativo e dal Tesoriere per essere ammessi al pagamento. In deroga a quanto appena detto, sulla base dei preventivi approvati, solo se esplicitamente e formalmente richiesto, il Tesoriere e il Direttore amministrativo potranno erogare acconti sino a un massimo del 50% dell’importo approvato.

Tutti i documenti pervenuti saranno rimessi al Direttore Amministrativo e al Coordinatore del progetto che verificheranno la corrispondenza tra l’importo preventivato e le fatture emesse. Inoltre dovranno essere verificati l’espletamento di ogni singolo servizio nei modi e nei termini preventivati. Il Direttore Amministrativo curerà la contabilizzazione delle fatture emesse, effettuerà i pagamenti e provvederà, nei termini previsti dallo Statuto del Gruppo Parlamentare e dal regolamento della Camera dei Deputati, alla custodia.


In ottemperanza, alle vigenti norme in materia di antiriciclaggio e utilizzo del denaro contante, tutti i pagamenti del Gruppo saranno effettuati esclusivamente tramite bonifico bancario così come previsto dallo Art. 4 della Policy di spesa e pagamenti del Gruppo Parlamentare.




--

Gruppo Parlamentare Scelta Civica per l’Italia

Via Uffici del Vicario 21 – 00186 Roma

C.F.: 97746750583



Causale: Attività di comunicazione politica e culturale del Gruppo Scelta Civica per l’Italia alla Camera dei Deputati. Servizio reso ………………………………

Policy di spesa
Le regole di spesa e pagamenti del Gruppo
come funziona il gruppo
La struttura organizzativa, i rapporti di lavoro e l'organico
Previsionedi BUDGET ANNUALE
Il preventivo di spesa 2014
Newsletter
Nome
Cognome
Email
CAP
Uomo
Donna
Scelta Civica
in Parlamento